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Transaction :

OAC3 - SAP ArchiveLink: Links Basis - ArchiveLink

OAAD - ArchiveLink Administration Documents Basis - ArchiveLink

OAC2 - SAP ArchiveLink: Global doc. types Basis - ArchiveLink

OAWD - SAP ArchiveLink: Store documents Basis - ArchiveLink

OAER - SAP ArchiveLink: Document search Basis - ArchiveLink

OAOH - ArchiveLink: Create Documents Basis - ArchiveLink

OAG1 - SAP ArchiveLink Basic Settings Basis - ArchiveLink

OAM1 - ArchiveLink: Monitoring Basis - ArchiveLink

OAA3 - SAP ArchiveLink protocols Basis - ArchiveLink

OADR - SAP ArchiveLink: Print list search Basis - ArchiveLink

OAG4 - SAP ArchiveLink Basic Settings Basis - ArchiveLink

OAD5 - ArchiveLink: Customizing Wizard Basis - ArchiveLink

SOA - SAP ArchiveLink Basis - ArchiveLink

SOA0 - ArchiveLink Workflow document types Basis - ArchiveLink

OAD2 - SAP ArchiveLink document classes Basis - ArchiveLink

OAC5 - SAP ArchiveLink: Bar code entry Basis - ArchiveLink

OACA - SAP ArchiveLink workflow parameters Basis - ArchiveLink

OAA1 - SAP ArchiveLink: Maint. user st.syst Basis - ArchiveLink

OAA4 - SAP ArchiveLink applic. maintenance Basis - ArchiveLink

OAD4 - SAP ArchiveLink: Bar code types Basis - ArchiveLink

OAD0 - SAP ArchiveLink: Object links Basis - ArchiveLink

OAD3 - SAP ArchiveLink: Link tables Basis - ArchiveLink

OARE - SAP ArchiveLink:St.syst.return codes Basis - ArchiveLink

OA_FIND - SAP ArchiveLink: Document search Basis - ArchiveLink

OAQI - SAP ArchiveLink: Create Queues Basis - ArchiveLink

SAP ArchiveLink : présentation générale

Source :

http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/fr/d7/e21b6a408e11d1896b0000e8322d00/content.htm

Environnement commercial

L’une des tendances croissantes de notre époque consiste à transférer les données archivées sur papier/microfilm vers des systèmes d'archivage optique. Les sociétés sont tenues par la loi et/ou leurs normes internes de conserver certains documents pendant une période déterminée. Dans la plupart des cas, cette opération revient à archiver les documents en question. Traditionnellement, l’archivage se faisait sur papier ou sur microfilm, mais ces méthodes se sont révélées très onéreuses en raison du coût de la duplication et de l’espace de stockage exigé. Par opposition, l'archivage optique, composante fondamentale du concept « bureau sans papier », offre une option beaucoup plus économique.

Le système R/3 de SAP accepte un large éventail de processus de gestion pouvant comporter des documents papier et électroniques. Les documents servent à déclencher les différentes étapes de traitement dans les modules FI, SD, HR, etc. ou sont eux-mêmes les documents se rapportant aux processus dans l’un de ces domaines fonctionnels.

Lorsqu'ils sont reliés aux applications R/3, les systèmes d'archivage optique et l'interface SAP ArchiveLink offrent un accès pratique à toutes les recherches de document dans le système R/3 et peuvent ainsi réduire considérablement les temps de recherche. En outre, l’utilisation conjointe de R/3 et de SAP ArchiveLink de SAP dote les utilisateurs de plusieurs accès (parallèle et direct) aux documents archivés, leur permettant d’ouvrir plus rapidement un document depuis leur poste de travail sans passer par une recherche fastidieuse.

Les sections suivantes de la documentation décrivent l'intégration de l'archivage optique aux fonctions des divers modules applicatifs du système R/3 de SAP.

Concept

SAP ArchiveLink comprend les interfaces suivantes :

• Interface utilisateur
• Interface du programme d'application

Cette interface est constituée de modules fonctionnels à intégrer dans les applications R/3 si la fonction d'archivage doit être installée.
Les objets de l’application sont reliés aux documents archivés. Des méthodes objets permettant une intégration adaptée de l'archivage optique dans SAP Business Workflow sont proposées.

• Interface entre R/3 et les composantes externes

Les serveurs d'archivage, les programmes d'affichage et les programmes de saisie de données sont des exemples de composantes externes.

SAP ArchiveLink accepte :

• les documents entrants à archiver dans R/3 ;
• les informations (documents sortants et données générales) à archiver depuis R/3 ;
• l’accès direct depuis les applications R/3 aux documents archivés sur support optique ;
• l’intégration des systèmes d'archivage optique dans R/3 SAP ;
• les archives papier à remplacer par des systèmes d'archivage électroniques.

L’intégration des systèmes d'archivage optique des fournisseurs externes n’exige aucune amélioration de la fonctionnalité. La certification SAP garantit la compatibilité constante des systèmes proposés par les fournisseurs externes avec les systèmes SAP.

Les termes utilisés dans SAP ArchiveLink tels que « document », « type de document (format) »,« type de document », « type d'objet »,« archivage asynchrone » et « archivage synchrone » sont définis en détail dans la première section de la documentation SAP ArchiveLink, qui décrit également les concepts d'administration, d’archivage, de lien et de tables de liens.

Données techniques

Les liens entre les documents et les objets SAP sont créés par le biais d’une entrée de table de liens contenant pour chaque objet SAP un identificateur unique fondé sur le type de l'objet, la clé de l'objet et une référence de document archivé bâtie sur l'ID d'archive optique, et pour chaque document enregistré dans cette archive, une clé unique. Il est par conséquent possible de créer un lien entre un objet SAP et un nombre quelconque de documents à l'aide d'une simple relation 1 à n dans une table. Aucune saisie n’est à effectuer dans les tables des programme d'application gérant les objets SAP. Si l’entrée de table de liens d’un document archivé est supprimée, toutes les références à ce document sont également supprimées dans le système R/3. Cette technique augmente le nombre de possibilités d’accès aux documents archivés à partir de R/3.

Interface de l'application

L'interface avec les applications R/3 comprend les fonctions suivantes.

• Lien entre les objets application et les documents archivés

Le but de cette fonction est d'afficher, de récupérer ou de sauvegarder des documents archivés en partant directement de l'objet application. C’est un tel lien qui unit un document facture F1 et les factures d'origine numérisées dans le système, par exemple.

• Lien entre les documents des applications et les documents SAP sortants archivés

Le but de cette fonction est d'archiver des documents SAP créés à l’aide de SAPscript et de les lier avec les documents de l'application d’origine, tels que les offres émises, les confirmations d’ordre, les commandes et les factures.

• Lien entre les fichiers d’archive et les dossiers d’archivage

Cette fonction sert à archiver les fichiers archives à partir de l’outil ADK (Archive Development Kit) et à les lier avec un dossier d’archivage. En option, les données d'archivage peuvent être sauvegardées dans une archive sur support optique via SAP ArchiveLink.

• Listes d'archivage : les listes d'impression sont archivées exactement de la même façon que les documents sortants.

Statut d'intégration

Un grand nombre d'applications du système R/3 de SAP sont reliées directement ou indirectement à SAP ArchiveLink.

• Lien direct
  • FI
  • MM
  • SD
  • ...
• Lien indirect
• via le système de gestion électronique des documents (SGD) : MM, PP,...

SAP ArchiveLink étant entièrement intégré au système SGD, toutes les applications comportant des liaisons d’objets SGD sont automatiquement reliées à la fonction d'archivage optique.

• via la gestion des messages : MM, SD,...

L'intégration de SAP ArchiveLink à la gestion des messages autorise l'archivage des documents sortants.

• via ADK (Archive Development Kit) : MM, SD, FI,...

L'intégration de SAP ArchiveLink aux fonctions ADK permet de sauvegarder toutes les données d'archivage dans des archives optiques.

• via SAPcomm (SAPconnect de R/3 3.1 et versions suivantes) et SAPoffice : télécopies

Les fax reçus peuvent être traités directement dans SAPoffice, archivés sur support optique et reliés avec des objets d’application sans devoir être imprimés.

Applications de gestion d'entreprise

MM, FI

Les documents suivants relatifs à la gestion des achats dans MM et dans FI peuvent être archivés sur support optique :

• appels d'offres sortants,
• commandes sortantes,
• contrats et contrat-cadres sortants,
• bons de livraison entrants,
• programmes de livraison sortants,
• factures et avoirs entrants.

SD

Les documents de vente suivants peuvent être archivés sur support optique :

• les appels d'offres entrants et leurs modifications ;
• les offres sortantes ;
• les commandes entrantes et leurs modifications ,
• les accusés de réception sortants.

HR

Les documents comptables suivants générés par le personnel d'administration et de gestion des paies peuvent être archivés sur support optique :

• les documents HR entrants établis à partir des données de base ;
• les documents entrants établis à partir des données de candidature ;
• les documents entrants de gestion des déplacements.

QM

Les documents QM suivants peuvent être archivés sur support optique :

• les documents d’avis QM entrants (par exemple, les réclamations des clients) ;
• les documents imprimés sortants relatifs aux avis QM (par exemple, les lettres de réclamation des fournisseurs) ;
• les certificats qualité sortants.

AM

Les documents AM suivants peuvent être archivés sur support optique :

• les documents entrants relatifs aux actifs immobilisés.

Applications reliées à SGD

Dans SGD et les applications qui lui sont liées (généralement MM et PP), il est possible d’archiver sur support optique :

• les documents entrants ;
• les données d'origine gérées dans SGD (fichiers PC).

Applications reliées à ADK

Dans ADK et les applications qui lui sont liées, il est possible d’archiver sur support optique :

• les fichiers archive.